湖南烟草商业企业物流设备备件共享模式的探讨

2020-08-06 18:04:13 物流技术与应用

文|湖南省烟草职工培训中心

王玲玲、孙刚

衡阳市烟草公司物流配送中心

李学勇

娄底市烟草公司物流配送中心

钟菁

基金项目:湖南省烟草公司科技项目:烟草商业物流设备备品备件管理模式研究与应用(18-20Bb10)

本文以湖南烟草商业企业物流中心备件管理作为主要研究对象,研究了当前湖南各地市区域分布、交通情况以及备件的管理现状和管理模式,按类别和供应商统计并分析了各类型备件的占比,对比了“1+1”以及“1+N”的共享模式,在“1+1”模式的基础上提出“框架采购、集采分签”的共享模式,研究湖南全省系统物流中心备件信息共享、资源的“集成化”管理,增强企业在设备维护和备件采购过程中的管理能力,提高企业备品备件管理的整体效率和水平。

物流设备的维护是湖南烟草商业企业物流中心管理重点之一。为了维持设备的正常运行,各物流中心需保持一定数量的备品备件库存。备件备品管理的主要目标是低物流成本和系统的高可用水平。通常短期内两个目标之间呈效益悖反关系。为了提高系统设备的可用性就必然要提高库存,而过高的库存必然带来更高的成本。因此,针对如何保证湖南全省系统物流设备可靠性的前提下,减少备件的资金占用和库存费用的问题,本文对备品备件管理方式进行了研究。

一、管理现状

1.前期调研

课题组对湖南全省物流中心设备备件进行了摸底。根据摸底情况,各地市统计近5年常用备件清单,共计1402种,年库存资金超过218万。其中,机械、电气类占比超过70%,92%的备件可确定具体型号,但73%以上的品牌为国外品牌,明确由设备生产商生产的不足14%。

(1)各地市主体设备供应商不同,备件品规多,共享及互换性较低,备货压力大,各地市单独议价能力较弱;

(2)采购分散,库存资金压力大;

(3)重要、关键、昂贵但使用频次较低的备件较为集中,便于设置集中库存。

2.现状分析

目前湖南全省物流系统备品备件管理是各自分散管理的,各物流中心建立自己的维修中心,各自决定自己的库存水平,通常采用的库存策略是当备件发生事故需要维修或更换时,设备维护人员会将损坏备件置换一个完好备件。当库存缺货时,设备管理人员会提前向供应商订购一定数量的备件。当损坏备件如果在当地维修点由于技术问题无法完成时,需让供应商或者外部第三方维修中心进行维修。

为了保证物流设备日常运行,各物流中心都需储备一定数量的备件,但由于各地市主体设备供应商不同,共享及互换性较低,各物流中心通常对于备件的准备比较保守,储备量过大,增加了无效仓储面积和保管费用,占用大量资金,产生巨额资金占用成本;而且,备件长期储备容易锈蚀损坏造成闲置或报废,增加企业成本,降低经营效益。为了维持设备正常维修和提高经济效益,我们在湖南全省商业物流设备备品备件管理模式上,做了一定的研究和积极探索,提出备品备件共享管理模式。

二、区域分布

1.交通情况(如表1)

2.备品备件品规情况(如表2)

3.区域分析

(1)根据交通便捷程度、各中心相对距离以及场地容量分析,以长沙、衡阳、常德三地为中心设立中心库—分库,可以有效覆盖全省各物流中心,同时满足对备品需求的时效性要求。相比只以长沙为一个中心点的设计,优势在于如果只以长沙为中心,往湘西北方向无高铁的情况下,单边运送时间超过4小时,而以常德为支点到张家界、吉首两地物流中心时间在2~3小时。

(2)三个片区内各单位所属的设备有共同之处,相互间的备品有共享基础:湘西北区常德、益阳、张家界三家单位主要设备供应商为兰剑;湘中片区岳阳、怀化主要设备供应商为欧康,娄底的设备采购比较早,结构较简单,对备品备件的需求量相对较少,长沙作为整体技术支持,各类备品备件较丰富;湘南片区邵阳、永州、郴州三家单位主要设备供应商为欧康,郴州的仓储设备和衡阳则同为昆船。

三、共享管理模式

1.“1+1”备品备件共享管理模式

该模式是以长株潭为中心,设立较为齐全的备品备件共享实体中心库,联合中烟物流技术公司在其仓库设立备品备件共享分库,作为中心库的补充,备品备件所有权归各储存地公司,建立起“一站配齐”的集中备件库存中心,通过信息系统建成整体的虚拟仓库,实时反映所有库存、耗用、需求、订单情况和借用或办理购买手续,优势如下:

(1)投资、运营成本低;

(2)提高专业高效的售后服务;

(3)备品备件覆盖范围更加全面。

但同时存在一定缺点:

(1)对供应商的依赖增强;

(2)供应商可能存在一定的违约风险。

2.“1+3”备品备件共享管理模式

该模式是以长株潭为中心设立备品备件共享实体中心库,在衡阳、常德、怀化三地设立共享实体分库,备品备件所有权归长株潭物流园,以满足全省各物流中心对备品备件时效性的要求,通过信息系统建成整体的虚拟仓库,实时反映所有库存、耗用、需求、订单情况和借用或办理购买手续。该模式实质是通过统筹储备计划,减少重复储备,扩大储备范围,发挥行业规模优势。但基础工作量大,必须集中管理储备计划,具备计算机广域网络平台支持,优势如下:

(1)能够自主管控;

(2)供货时效快。

其缺点为:

(1)运行成本高;

(2)不能享受配套安装等售后服务。

综合比较两种备品备件共享管理模式,如表3。

综合比较适用范围、投入成本和运作机制等因素,选择“1+1”备品备件共享管理模式。“1+1”模式也被称为“框架采购、集采分签”模式,它由某一家集成商牵头,比如中烟物流技术有限责任公司,以长株潭仓库为存储中心,每年固定时间牵头将省内所有地市公司备件物资采购需求集中,各需求单位委托区域中心行使采购决策权,通过区域中心决定区域采购价格。这样就可以实现“管办分离”,利用这种集采实施组织架构,推动集中采购管理体系的集中转化,本着统一平台、主体多元的原则,实现需求统一集中、采购统一流程、评价统一标准,无论是对哪一类的备件和物资、集中采购实施主体,都可以提供一站式服务,切实扮演好“采购服务专家”的角色,实现各地市集中采购需求的可视、可管、可控、可追溯。

四、结论

本文以湖南烟草商业企业各地市物流中心设备备件为背景,聚焦备品备件管理工作方法和模式,以备品备件联合储备为突破口,精准分析研究现有的管理情况和各地市区域分布情况,结合实际需求,对比“1+1”共享模式和“1+N”共享模式,确定“1+1”共享模式更符合现有需求及未来发展趋势,当前这种模式已经逐步实施,其模式和成果对烟草及其他行业具有一定的借鉴意义。

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